Il prodotto
EDM Cross è un sistema di gestione documentale via WEB basato sul potente motore di ricerca TeXtML Server della canadese IXIASOFT. Sviluppato in tecnologia .NET permette la catalogazione on line e via internet di documenti nei loro formati nativi: ad es. PDF, Word, Excel, HTML o testo. I documenti una volta catalogati possono essere rintracciati per contenuti o per indici.
I contenuti sono memorizzati in formato XML nativo e ad essi sono associabili oggetti multimediali (immagini, voce e video).
Interfacciabile ai sistemi gestionali ERP è di ausilio al trattamento dei documenti (Fatture, Bolle, Banca, contratti ecc. …) che presenta in modalità digitale ed integra automaticamente con le informazioni amministrativo/contabili (ad es. N. Protocollo, Ragione Sociale …) anche a scopo di ricerca successiva.
Gli obiettivi
- Facilità e rapidità di consultazione con notevole risparmio di tempo, con possibilità d’invio in automatico via e.mail.
- Garanzia di conservazione a scopi legali in ottemperanza alle leggi in vigore, senza alterazioni nel tempo in collaborazione con Infocamere
- Tutti i documenti in un unico archivio, organizzato secondo le specifiche dell’azienda
- Eliminazione dello spazio dedicato alla gestione degli archivi cartacei
Caratteristiche principali
- Creazione (anche automatica) delle categorie e dei relativi campi di catalogazione
- possibilità di modifica remota dei documenti via browser o tramite Web Services
- possibilità di modifica remota dei documenti via browser o tramite Web Services
- gestione delle autorizzazioni di accesso tramite policy di sicurezza basate su XACML
- ricerca per chiavi o full text di tutti i contenuti
- catalogazione dei documenti in XML nativo.
- Integrato per la conservazione sostitutiva a norma di legge tramite il prodotto/servizio di InfoCamere LegalDoc
Tool di sviluppo
EDM Crossè sviluppato con la tecnologia internet Microsoft .NET in C#
EDM Cross funziona in ambiente Windows 2000/2003, .NET IIS 5.0 o superiori con TeXtML Server v.3.6
Accessibilità
EDM Crossè accessibile tramite WEB Services/SOAP
Integrazioni con ERP
Predisposto per essere integrato con qualunque ERP, attualmente EDM Cross - Publisher Lite è integrato con SAP R3 e Target Cross
Come funziona il sistema di catalogazione automatica dei documenti
- Documenti emessi da sistemi ERP
Gli output emessi dal sistema ERP (ad es. da SAP R3 in formato PDF) sono automaticamente classificati su EDM Cross secondo le categorie documentali impostate tramite il file XML di configurazione. Il processo cataloga i documenti de-componendoli in formato XML e inserendoli nel DB XML nativo TeXtML Server sfruttando il potente motore di ricerca full-text.
- Documenti da Scanner
Tramite browser viene attivato sia il processo di acquisizione documenti da scanner, sia l’invio a EDM Cross che provvede a catalogarli in TeXtML Server. I documenti sono accessibili tramite Web Browser o dalle applicazioni tramite Web Services.
Una volta inseriti nel sistema i documenti sono rintracciabili via Web, da tutti gli utenti autorizzati. Alcune tipologie di utenti possono rimuovere i documenti, modificarli direttamente da remoto, od aggiungere elementi al documento che ne arricchiscono le informazioni di base (es. Firma digitale di autorizzazione al pagamento).
Ogni documento può mantenere sempre la sua forma originale e ad esso si possono associare documenti di riferimento (es. allegati all’ordine cliente) anche di forma multimediale: Immagini, Voce, Filmati.
EDM Cross – è proposto sul mercato sia in modalità Outsourcing che in licenza d’uso
Outosourcing in collaborazione con Infocamere
Tale servizio consente l’utilizzo di un importante sistema informativo documentale centralizzato (residente in InfoCamere), su cui risiedono tutti i documenti dell’azienda, organizzati secondo le specifiche del Cliente; per esempio in cartelle e sottocartelle.
Tutti i documenti sono consultabili tramite un normale Browser su Pc da qualunque parte del mondo 24 ore su 24. Sofisticati sistemi di controllo applicativo dei sistemi e delle procedure, garantisco un accesso assolutamente sicuro e riservato.
Grazie a tale sistema di sicurezza l’azienda può aprire la propria base documentale anche ai propri clienti e/o fornitori, ognuno dei quali, se dotato di password può accedere esclusivamente ai propri documenti senza richiederli direttamente all’azienda. |
